Data kehadiran adalah salah satu elemen dalam perhitungan gaji bulanan karyawan. Selain itu, data kehadiran juga merupakan tolak ukur bagi perusahaan untuk mengukur tingkat produktivitas dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Jika hanya dilihat dari data kehadiran setiap hari, mungkin akan sulit dilihat perbandingannya.
Namun, bila data kehadiran dikumpulkan dan direkapitulasi menjadi se laporan absen akan mempermudah HRD untuk melakukan analisis mengenai tingkat produktivitas dan perhitungan gaji karyawan. Kini, rekapitulasi laporan absen bisa dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi absen. Apa itu aplikasi absen dan bagaimana caranya menghubungkan data-data kehadiran karyawan yang berbeda?
Pengertian Aplikasi Absen
Pencatatan data kehadiran karyawan dengan cara manual sangatlah melelahkan. Coba bayangkan berapa lembar kertas yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencatat banyaknya data kehadiran karyawan? Nah, aplikasi absen adalah penyelamat bagi HRD dalam hal pencatatan kehadiran karyawan. aplikasi absen adalah sebuah perangkat lunak yang dirancang secara sistematis untuk mendata kehadiran dan pulang karyawan melalui ponsel pintar. Karyawan tak perlu lagi menuliskan jam kehadiran atau tap jari di mesin finger print. Cukup install aplikasi absen di ponsel pintar, maka karyawan akan mampu melakukan pencatatan kehadiran dan pulang di aplikasi tersebut.
Data kehadiran dalam aplikasi akan disimpan dalam cloud server yang terjamin keamanannya. Tak hanya itu, aplikasi absen juga memiliki integrasi data yang berkesinambungan satu sama lain. Dengan demikian, data kehadiran masing-masing karyawan yang masuk saat itu juga akan langsung tersimpan dan terbaca oleh HRD. Oleh karena itu, validitas dan kerahasiaan data pun tak perlu diragukan.
Alasan Mengapa Laporan Absensi Penting dalam Perusahaan
Laporan pun tak hanya sekadar laporan belaka. Untuk beberapa periode tertentu, HRD akan membuat suatu laporan untuk kepentingan analisis, administratif maupun penyusunan strategi. Salah satu dari sekian banyak laporan yang HRD buat adalah laporan absen. Ada banyak sekali data absensi dari karyawan yang masuk setiap harinya. Sistem yang saling terintegrasi dalam aplikasi absen akan membantu HRD untuk rekapitulasi data-data tersebut menjadi sebuah laporan absensi yang mudah dibaca dan dipahami oleh pihak HRD maupun manajerial perusahaan. Ada beberapa alasan mengapa laporan absensi sangat penting, yaitu:
Memastikan kinerja karyawan
Karyawan adalah elemen penting bagi perusahaan untuk melangsungkan operasional bisnis. Dari situlah perusahaan harus memastikan apakah kinerja karyawan berjalan baik atau mengalami penurunan. Kinerja karyawan secara umum direfleksikan melalui jam kehadirannya, Semakin sering terlambat karyawan, maka tandanya karyawan bekerja kurang produktif. Atau misalkan karyawan selalu datang tepat waktu tetapi pekerjaan banyak yang tidak selesai, maka ada indikasi bahwa job load karyawan terlalu banyak dan butuh evaluasi mendalam mengenai hal tersebut.
Pertimbangan Naik Jabatan atau Promosi
Masih berkaitan dengan produktivitas dan kinerja, data absensi juga bisa dijadikan pertimbangan untuk promosi jabatan karyawan. Karyawan yang datang tepat waktu dan menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline dan target berarti berhasil menunjukkan tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Sehingga karyawan itu berhak diberi reward berupa promosi naik jabatan atas kerja keras dan tanggung jawab penuh selama bekerja di perusahaan.
Baca Juga: Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta
Penggajian Akurat
Gaji adalah hak karyawan semua karyawan ketika bekerja untuk suatu perusahaan. Perusahaan menyadari sepenuhnya bahwa memberi gaji dengan layak dan tepat waktu adalah kewajiban yang harus dipenuhi setiap bulannya. Data kehadiran adalah salah satu elemen perhitungan dan pengolahan penggajian bulanan. Agar gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai dan akurat, maka HRD menggunakan laporan absensi untuk perhitungannya. Karyawan yang sering tidak masuk kerja tanpa alasan jelas tentu tak berhak mendapatkan gaji sesuai dengan karyawan yang selalu masuk kerja. Begitu pula dengan karyawan melakukan lembur, tentu harus diberikan tunjangan yang sesuai. Dengan begitu, proses penggajian lebih akurat dan lebih cepat.
Demikianlah penjelasan mengenai pentingnya rekapitulasi data absensi menjadi sebuah laporan. Proses tersebut tentu bisa diselesaikan dengan cepat dan akurat dengan aplikasi absen dari LinovHR. Cukup dengan beberapa tahapan, laporan absensi pun jadi. Penasaran dan ingin mencoba? Coba gratis aplikasi absen dari LinovHR, yuk!
dananwahyu.com 